Managementul proiectelor

Managementul proiectelor

 Ca raspuns la nevoia de organizare de structuri de implementare a proiectelor cu finantare externa nerambursabila, incepand cu anul 2010 in organigrama Muzeului ASTRA exista un serviciu specializat în managementul proiectului, serviciu care sprijina activitatea tuturor departamentelor ce iniţiază şi implementează proiecte, creand astfel premisele partajării acestor competenţe si stând la baza creşterii gradului de absorbţie a fondurilor nerambursabile disponibile in domeniul culturii.

Un proiect ar trebui să aibă majoritatea, dacă nu toate din următoarele trăsături esenţiale:
- Să fie non-repetitiv şi / sau să aibă noutate şi relevanţă,  obiective bine stabilite, să fie evaluat în baza unor rezultate cu o calitate determinată; să fie realizat într-o perioadă de timp, într-un buget prestabilit şi cu resursele prevăzute; proiectul este realizat de către o echipă constituită în mod special pentru aceasta, care poate suferi schimbări pe parcursul proiectului; Coordonarea de proiecte presupune crearea unor structuri temporare în cadrul instituţiei, în funcţie de specificul proiectului şi de echipa propusă a face parte din proiect.

Acest serviciu se implica in procedurile de management de proiect din faza de planificare pana in cea post-implementare prin:

În faza de planificare
- studierea şi cunoaşterea în detaliu a specificaţiilor finanţatorului, conditiilor de eligibilitate etc.
- stabilirea scopului şi a obiectivelor proiectului, a specificaţiilor proiectului (perioadă, locaţii, participanţi etc.), criteriilor de succes ale proiectului (rezultate), activităţilor specifice proiectului şi eşalonarea lor în timp
- estimarea şi asigurarea resurselor necesare realizării proiectului –materiale şi logistice, umane, financiare.
- estimarea şi bugetarea costurilor
- pregătirea integrală (completare, semnare, multiplicare) a dosarului de finanţare

În timpul implementării
- Gestionarea şi controlul utilizării resurselor – trebuie să se asigure că resursele sunt suficiente şi că îndeplinesc condiţiile juridice şi financiare complete;
- Selectarea şi managementul echipei de proiect
- Planificare şi controlul achiziţiilor şi contractelor;
- Implicare in managementul financiar al proiectului;
- Identificarea, documentarea, prioritizarea , cuantificarea, evitarea riscurilor;
- Stabilirea unui sistem de comunicare dedicat proiectului
- Menţinerea nivelului de calitate pentru activităţi şi rezultate
- Evaluarea şi raportările aferente decontării cheltuielilor rambursabile ale proiectului

Post-implementare:
- Evaluarea implementarii si contribuţie la îmbunătăţirea sistemului de management intern al proiectelor în cadrul CNM ASTRA.